ما يجب فعله إذا كانت الفاتورة الإلكترونية خاطئة؟

نوعان من الأخطاء

خاطئة تقنيًا

الملف لا يتوافق مع المعيار – غائب حقل إلزامي، غير صحيح التنسيق. تفشل هذه الفواتير بالفعل في الفحص التلقائي. يجب رفضها عند الاستلام، وليس فقط عند الظهور في المحاسبة.

خاطئة محتوى

التنسيق صحيح، لكن المبلغ خاطئ، أو نسبة الضريبة خاطئة، أو بيانات المستقبل خاطئة. لا تدرك أي برامج ذلك – فقط فحص محتوى.

طريقة التصحيح

1. لا تُحذف الفاتورة الأصلية. تخضع لالتزام الاحتفاظ، حتى لو كانت خاطئة.
2. إلغاء أو تصحيح. المعتاد هو طريقان: فاتورة إلغاء مع فاتورة جديدة صحيحة – أو مستند تصحيح مع إشارة واضحة إلى رقم الفاتورة الأصلية.
3. إنشاء رابط. يخصص المعيار EN 16931 حقلًا خاصًا لذلك. دون هذا الرابط يبقى في المحاسبة غير واضح أي فاتورة تم استبدالها.
4. احتفظ بالكليين. النسخة الخاطئة والنسخة المصححة.

تبعات استرداد الضرائب المقدمة

إذا غابت بيانات إلزامية، يمكن للمصلحة المالية رفض استرداد الضرائب المقدمة. يعود التصحيح في ظروف معينة إلى وقت الفاتورة الأصلية – يجب فحص ذلك في الحالة الفردية، وليس آليًا.

النص العملي

تحقق من الفواتير الإلكترونية المُستلمة تلقائيًا عند الاستلام ضد المعيار، ورفض الفواتير الخاطئة فورًا. فاتورة تظهر بعد ثلاث أسابيع تكلف مجهودًا أكبر بكثير من فاتورة تُرجع في اليوم نفسه.