Wie beantwortet man eine DSGVO-Auskunft aus dem CRM?

Was Auskunft umfasst

Nach Art. 15 DSGVO:

• Alle gespeicherten personenbezogenen Daten
• Zwecke der Verarbeitung
• Kategorien der Daten
• Empfänger oder Kategorien von Empfängern
• Geplante Speicherdauer
• Herkunft der Daten, wenn nicht bei der Person erhoben
• Hinweis auf Berichtigung, Löschung, Beschwerde

Was dabei häufig vergessen wird

• Gesprächsnotizen – auch subjektive Einschätzungen sind personenbezogene Daten
• E-Mail-Verläufe, die am Kontakt hängen
• Protokolldaten wie Öffnungen von Newslettern
• Daten in angebundenen Systemen – Newsletter-Werkzeug, Support, Telefonanlage

Der letzte Punkt ist der Grund, warum Auskunft ohne Vorbereitung so aufwendig ist.

Die Frist

In der Regel ein Monat ab Eingang (Art. 12 Abs. 3 DSGVO), verlängerbar um zwei Monate bei komplexen Anfragen – die Verlängerung muss aber innerhalb des ersten Monats mitgeteilt werden.

Was technisch helfen sollte

Eine Funktion im CRM, die zu einer Person alle Daten aus allen verbundenen Bereichen in einem Dokument zusammenstellt. Bei individueller Entwicklung lässt sich das von Anfang an einbauen; bei Standardsoftware sollte man vor der Auswahl danach fragen.

Vorsicht bei Notizen

Auskunft umfasst auch, was im Freitextfeld steht. Das ist ein guter Anlass, im Team zu klären, was dort notiert wird – und was nicht.

Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.