Fachwissen für digitale Entscheidungen
Worauf muss man bei Rechnungsnummern achten?
Kurzantwort
Die Anforderung
§ 14 Abs. 4 UStG verlangt eine einmalig vergebene, fortlaufende Nummer. Fortlaufend bedeutet nicht lückenlos aufsteigend um eins – es bedeutet, dass die Systematik nachvollziehbar ist und keine Nummer doppelt vorkommt.
Mehrere Nummernkreise
Zulässig, etwa je Standort, Geschäftsbereich oder Jahr. Wichtig:
- Innerhalb jedes Kreises keine Doppelvergabe
- Die Systematik sollte in der Verfahrensdokumentation stehen
- Lücken sollten erklärbar sein
Der kritische Moment: die Umstellung
Läuft während der Umstellung ein Altsystem parallel weiter, können beide Systeme dieselbe Nummer vergeben. Das ist der häufigste Fehler bei der Einführung – und er fällt oft erst Monate später auf.
Lösung: Vor der Umstellung getrennte Nummernkreise festlegen, etwa mit unterschiedlichem Präfix.
Was Lücken verursacht
- Stornierte Rechnungen, deren Nummer nicht neu vergeben wird – unkritisch, aber dokumentieren
- Testrechnungen im Produktivsystem – vermeiden
- Abgebrochene Rechnungserstellung, die schon eine Nummer gezogen hat
Praktischer Rat
Die Nummer sollte vom System vergeben werden, nicht von Hand. Manuelle Vergabe führt zuverlässig zu Doppelungen, sobald mehr als eine Person Rechnungen schreibt.
Dieser Text ersetzt keine steuerliche Beratung.
Kernfakten
- Anforderung
- Einmalig und fortlaufend (§ 14 Abs. 4 UStG)
- Mehrere Kreise
- Zulässig, Systematik dokumentieren
- Kritischster Moment
- Parallelbetrieb zweier Systeme
Quellen
Alle externen Angaben nachvollziehbar belegt.-
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Umsatzsteuergesetz (UStG) Bundesministerium der Justiz