Wie steige ich wieder aus – was bekomme ich, in welcher Frist?

Die Exit-Liste

Ein brauchbarer Ausstieg besteht aus sechs Positionen. Fehlt eine davon, ist ein Anbieterwechsel praktisch blockiert, auch wenn er vertraglich erlaubt ist.

Der Unterschied zwischen Export und Migrierbarkeit

Ein Export ist eine Datei. Migrierbarkeit heißt, dass ein anderes System sie lesen kann. Das sind zwei verschiedene Dinge, und der Unterschied zeigt sich immer erst beim ersten Versuch.

Verlangen Sie deshalb einen Probe-Export während der Laufzeit – am besten im ersten Betriebsjahr, wenn noch niemand verärgert ist. Das ist der einzige Test, der zählt. Eine Klausel, die einen Export zusichert, sagt nichts über seine Verwendbarkeit.

Aufbewahrungspflichten laufen weiter

Wer ein System abschaltet, in dem Rechnungen, Belege oder Buchungen liegen, wird dadurch nicht von seinen steuerlichen Pflichten frei. Nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB gilt:

Die Frist für Buchungsbelege wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt; die verkürzte Frist gilt seit Anfang 2025. Nach § 147 Abs. 2 AO müssen die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Ein reiner Tabellenexport erfüllt das nicht zwingend. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob Sie ein Archivsystem brauchen oder das Altsystem im Lesemodus weiterlaufen muss – das ist kein Detail, sondern häufig der teuerste Posten eines Wechsels. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.

Was in den Vertrag gehört

• Frist für die Bereitstellung nach Kündigung, gerechnet ab Zugang der Kündigung, nicht ab Vertragsende.
• Übergangsbetrieb gegen Vergütung: Weiterbetrieb zu den bekannten Konditionen für einen festgelegten Zeitraum, damit der Wechsel nicht unter Zeitdruck stattfindet.
• Unterstützung bei der Migration zu einem Stundensatz, der schon im Vertrag steht. Später verhandelt man aus einer schlechten Position.
• Löschfrist und Löschnachweis für alle Kopien, einschließlich der Sicherungen – mit dem realistischen Hinweis, dass Backups erst mit Ablauf ihres Aufbewahrungszyklus verschwinden.

Daten sind kein Druckmittel

Ein Punkt, der ehrlich benannt gehört: Bei Streit über offene Rechnungen wird gelegentlich versucht, Daten zurückzuhalten. Bei personenbezogenen Daten ist das heikel. Der Auftragsverarbeiter handelt nach Art. 28 DSGVO auf Weisung des Verantwortlichen; die Herausgabe- und Löschpflicht aus Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO steht nicht unter dem Vorbehalt bezahlter Rechnungen. Zahlungsansprüche sind auf dem dafür vorgesehenen Weg durchzusetzen.

Was am Anfang mehr hilft als jede Ausstiegsklausel

1. Domain und DNS auf Ihre Firma registriert, nicht auf den Dienstleister.
2. Konten bei Hoster und Drittdiensten auf Ihren Namen, Dienstleister als Nutzer mit Rechten.
3. Lesezugriff auf das Repository ab dem ersten Tag.
4. Betriebsdokumentation als Liefergegenstand mit Abnahme.

Wer diese vier Punkte hat, braucht die Exit-Klausel selten. Wer sie nicht hat, wird auch mit der besten Klausel Monate verlieren.