كيف تتحقق من الفواتير وتُوَافق عليها رقميًا؟

مراحل الإجراء

1. التحقق. هل الفاتورة صحيحة شكلاً؟ تعود الفواتير غير الصحيحة فوراً.

2. المطابقة. هل هناك طلب؟ هل تتطابق الكمية والسعر؟ هل تم التسليم؟ في حالة التوافق، يمكن أن تتم الموافقة تلقائياً.

3. الموافقة. في حالة وجود اختلافات أو فواتير بدون طلب، تتم إرسالها إلى الشخص المختص – رقمياً، مع مهلة وإشعارات.

4. التسجيل. مع البيانات المُنظمة، دون الحاجة للإدخال اليدوي.

حيث يتحقق توفير الوقت

ليس أثناء التسجيل، بل أثناء الدورة. في العديد من الشركات، تظل الفاتورة لفترة طويلة على مكتب بسبب غياب شخص. الموافقة الرقمية مع قواعد التعويض تحل هذه المشكلة.

وهذا يؤثر أيضاً على الخصم: الفاتورة التي تظل عشرة أيام في الدورة تفقد مهلة الخصم.

ما يجب توضيحه مسبقًا

• من يُسمح له بالموافقة حتى أي مبلغ؟
• ماذا يحدث في حالة الغياب؟
• كيف نتعامل مع الفواتير بدون طلب؟
• من أي اختلاف يصبح التحقق ضروريًا؟

هذه الأسئلة الأربعة تنظيمية، لا تقنية – وهي تحدد النجاح.

التوقعات الواقعية

يمكن معالجة نسبة كبيرة من الفواتير المرتبطة بالطلبات تلقائياً. الفواتير بدون طلب – الخدمات، تكاليف السفر، الاحتياجات الصغيرة – لا تزال تحتاج إلى شخص. تقليل هذه الحالات غالبًا أكثر فعالية من أي أتمتة.