Wie prüft und genehmigt man Eingangsrechnungen digital?

Der Ablauf

1. Validierung. Ist die Rechnung formal gültig? Fehlerhafte gehen sofort zurück.

2. Abgleich. Gibt es eine Bestellung? Stimmen Menge und Preis? Wurde geliefert? Bei Übereinstimmung kann die Freigabe automatisch erfolgen.

3. Freigabe. Bei Abweichungen oder Rechnungen ohne Bestellung geht sie an die fachlich zuständige Person – digital, mit Frist und Erinnerung.

4. Buchung. Mit den strukturierten Daten, ohne Abtippen.

Wo der Zeitgewinn entsteht

Nicht beim Buchen, sondern beim Umlauf. In vielen Unternehmen liegt eine Rechnung tagelang auf einem Schreibtisch, weil jemand im Urlaub ist. Eine digitale Freigabe mit Vertretungsregel beseitigt genau das.

Das entscheidet auch über Skonto: Eine Rechnung, die zehn Tage im Umlauf ist, verliert die Skontofrist.

Was vorher geklärt werden muss

• Wer darf bis zu welchem Betrag freigeben?
• Was passiert bei Abwesenheit?
• Wie geht man mit Rechnungen ohne Bestellung um?
• Ab welcher Abweichung ist eine Prüfung nötig?

Diese vier Fragen sind organisatorisch, nicht technisch – und sie entscheiden über den Erfolg.

Realistische Erwartung

Ein hoher Anteil der Rechnungen mit Bestellbezug kann automatisch durchlaufen. Rechnungen ohne Bestellung – Dienstleistungen, Reisekosten, Kleinbedarf – brauchen weiterhin eine Person. Diese Fälle zu reduzieren ist oft wirksamer als jede Automatisierung.