ماذا يجب مراعاته عند تغيير نظام إدارة الممارسات؟

النقاط الحرجة

تصدير البيانات. ما هو نطاق وصيغة البيانات التي يقدمها المزود الحالي؟ هناك صيغ قياسية للتغيير؛ ليس كل مزود يقدم البيانات بالكامل. تأكد من ذلك كتابياً قبل إنهاء العقد.

واجب الاحتفاظ. وفقًا للمادة 630f من القانون المدني الألماني، يجب الاحتفاظ بالبيانات لمدة عشر سنوات بعد انتهاء العلاج، وفي حالات خاصة لفترة أطول. إذا لم يتم نقل البيانات، يجب أن يظل النظام القديم قابلاً للقراءة – مع كل ما يتعلق به: الترخيص، نظام التشغيل، الأجهزة.

بيانات الفوترة. لا تقم بتغيير الفترات الجارية في منتصف فترة الفوترة.

الاتصال بتقنية المعلومات. يجب إعداد الوصول، والبطاقات، والاتصال بالمكونات في النظام الجديد.

الجدول الزمني المعتاد

• التغيير في بداية الربع
• اختبار الاستيراد قبل عدة أسابيع
• فحص عشوائي من قبل فريق الممارسة، وليس فقط من قبل قسم تكنولوجيا المعلومات
• الاحتفاظ بالنظام القديم للقراءة بالتوازي

ما يسبب مشاكل في الممارسة

توثيق النص الحر. غالبًا ما تفقد التنسيقات، والمراجع، والقوالب. تحقق من حالات حقيقية، وليس من أمثلة.

المواعيد والتذكيرات. غالبًا ما لا يتم نقلها.

المستندات والصور. كميات كبيرة من البيانات تحتاج إلى طرق خاصة.

النصيحة

خطط للتغيير على مدى ربع سنة على الأقل وتوقع زيادة في الجهد لعدة أسابيع بعد التغيير. تغيير "خلال عطلة نهاية الأسبوع" ليس فكرة جيدة بالنسبة لبيانات المرضى.