Worauf muss man beim Wechsel des Praxisverwaltungssystems achten?

Die kritischen Punkte

Datenexport. In welchem Umfang und Format gibt der bisherige Anbieter die Daten heraus? Es gibt Standardformate für den Wechsel; nicht jeder Anbieter liefert vollständig. Klären Sie das schriftlich vor der Kündigung.

Aufbewahrungspflicht. Nach § 630f BGB grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, in Sonderfällen länger. Werden Daten nicht übernommen, muss das Altsystem lesbar bleiben – mit allem, was dazugehört: Lizenz, Betriebssystem, Hardware.

Abrechnungsdaten. Laufende Quartale nicht mitten im Abrechnungszeitraum umstellen.

TI-Anbindung. Zugänge, Karten und Konnektoranbindung müssen im neuen System eingerichtet werden.

Der übliche Zeitplan

• Wechsel zum Quartalsbeginn
• Testimport mehrere Wochen vorher
• Stichprobenprüfung durch das Praxisteam, nicht nur durch die IT
• Altsystem parallel lesend behalten

Was in der Praxis Probleme macht

Freitextdokumentation. Formatierungen, Verweise und Vorlagen gehen häufig verloren. Prüfen Sie an echten Fällen, nicht an Beispielen.

Termine und Wiedervorlagen. Werden oft nicht mitgenommen.

Dokumente und Bilder. Grosse Datenmengen, die eigene Wege brauchen.

Der Rat

Planen Sie den Wechsel über mindestens ein Quartal und rechnen Sie mit mehreren Wochen erhöhtem Aufwand nach der Umstellung. Ein Wechsel „über das Wochenende" ist bei Patientendaten keine gute Idee.

Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.