Wie verbindet man CRM und Newsletter rechtssicher?

Was übertragen werden muss

Nicht nur die E-Mail-Adresse, sondern:

• Ob eine Einwilligung vorliegt
• Wann sie erteilt wurde
• Wie – Formular, Doppel-Bestätigung, schriftlich
• Wofür genau

Ohne diese vier Angaben ist die Einwilligung im Streitfall nicht nachweisbar – und damit praktisch wertlos.

Abmeldung in beide Richtungen

Meldet sich jemand über den Abmeldelink ab, muss das im CRM ankommen. Und umgekehrt: Wird im CRM ein Werbewiderspruch vermerkt, darf das Newsletter-System nicht weiter versenden.

Diese Rückrichtung fehlt in vielen Anbindungen. Sie ist der häufigste Grund für Beschwerden.

Bestandskunden

§ 7 Abs. 3 UWG erlaubt unter engen Voraussetzungen Werbung für eigene ähnliche Produkte an Bestandskunden ohne ausdrückliche Einwilligung – die Adresse muss beim Verkauf erhoben worden sein, es muss bei jeder Nutzung auf das Widerspruchsrecht hingewiesen werden, und der Widerspruch muss einfach möglich sein.

Diese Kontakte sollten im CRM klar von den Einwilligungskontakten unterschieden sein, weil andere Regeln gelten.

Technisch

Eine Anbindung über Schnittstelle mit Abgleich in beide Richtungen, nicht per CSV-Export. Ein monatlicher Export bedeutet, dass Abmeldungen bis zu vier Wochen zu spät wirken.

Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.