Kann man E-Rechnungsformate ineinander umwandeln?

Warum es funktioniert

Alle drei Formate sind Ausprägungen derselben europäischen Norm. Die Kerninformationen – Rechnungsnummer, Positionen, Steuern, Beteiligte – sind identisch benannt und lassen sich eins zu eins übertragen.

Wo es hakt

Nationale Erweiterungen. XRechnung verlangt Angaben, die die Norm nicht kennt – etwa die Leitweg-Identifikationsnummer. Wandelt man aus einem Format um, das dieses Feld nicht kennt, fehlt es.

Profile bei ZUGFeRD. Aus einem ZUGFeRD im Profil MINIMUM lässt sich keine vollständige XRechnung erzeugen – die Daten sind schlicht nicht enthalten.

Anhänge. Werden bei manchen Umwandlungen nicht mitgenommen.

Die wichtigste Regel

Immer das Original aufbewahren, nicht die umgewandelte Fassung. Das Original ist der Beleg. Eine Umwandlung ist eine Arbeitskopie für die Verarbeitung.

Wann Umwandlung sinnvoll ist

• Ihr System kann nur ein Format lesen, Sie erhalten aber mehrere
• Sie versenden in verschiedene Länder
• Ein Kunde verlangt ein bestimmtes Format

Wann man es sich sparen kann

Wenn das eigene System ohnehin mehrere Formate lesen kann. Jede Umwandlung ist eine zusätzliche Fehlerquelle – und bei acht Jahren Aufbewahrung eine, die lange nachwirkt.