Was ist eine Verfahrensdokumentation und wer braucht sie?

Was hineingehört

Allgemeine Beschreibung. Welche Geschäftsvorfälle gibt es, welche Systeme sind beteiligt.

Anwenderdokumentation. Wie arbeiten die Beteiligten konkret.

Technische Systemdokumentation. Welche Software, welche Versionen, welche Schnittstellen.

Betriebsdokumentation. Zugriffsrechte, Datensicherung, Archivierung, Notfallvorsorge.

Was sie beantworten muss

• Wie kommt ein Beleg ins Unternehmen?
• Wer prüft ihn, wer gibt frei?
• Wie wird er gebucht?
• Wo und wie lange wird er unveränderbar aufbewahrt?
• Wie wird sichergestellt, dass nichts verloren geht oder verändert wird?

Warum sie bei E-Rechnungen wichtiger wird

Bei Papier war der Weg sichtbar: Posteingang, Stempel, Ordner. Bei elektronischen Belegen läuft alles unsichtbar in Systemen ab. Die Dokumentation ist der einzige Nachweis, dass der Prozess geordnet ist.

Wie umfangreich

Angemessen zur Unternehmensgrösse. Bei einem kleinen Betrieb können wenige Seiten genügen; entscheidend ist Vollständigkeit, nicht Umfang.

Was sie aktuell hält

Sie muss bei jeder wesentlichen Änderung fortgeschrieben werden – neues System, geänderter Ablauf. Frühere Fassungen sind aufzubewahren, damit nachvollziehbar bleibt, welcher Prozess in welchem Jahr galt.

Dieser Text ersetzt keine steuerliche Beratung.