Was ist KI-gestützte Prozessautomatisierung?

Der Unterschied zur klassischen Automatisierung

Klassische Automatisierung folgt festen Regeln: Wenn Betreff X, dann Ordner Y. Das funktioniert, solange die Fälle vorhersehbar sind.

KI kommt dort ins Spiel, wo die Eingabe unstrukturiert ist – eine frei formulierte E-Mail, ein eingescannter Lieferschein, ein Protokoll. Das Modell liefert eine Einschätzung, keine Gewissheit.

Was das für den Aufbau bedeutet

Ein belastbarer Ablauf sieht in der Regel so aus:

1. Regelbasierte Software nimmt den Vorgang auf.
2. Das Modell schlägt eine Einordnung vor – mit Angabe, wie sicher es ist.
3. Bei hoher Sicherheit läuft der Vorgang durch, bei niedriger landet er zur Prüfung bei einer Person.
4. Jede Entscheidung wird protokolliert.

Der dritte Punkt ist der wichtigste. Ein System, das auch bei Unsicherheit einfach entscheidet, produziert Fehler, die niemand bemerkt.

Typische sinnvolle Einsätze

• Eingehende E-Mails vorsortieren und dem richtigen Vorgang zuordnen
• Rechnungen und Lieferscheine auslesen
• Lange Dokumente zusammenfassen, mit Verweis auf die Fundstelle
• Antwortentwürfe vorbereiten, die eine Person freigibt

Wo Vorsicht angebracht ist

Überall dort, wo eine falsche Einschätzung Geld, Recht oder Vertrauen kostet: Bonität, Kündigungen, medizinische Fragen, rechtliche Auskünfte. Hier darf ein Modell zuarbeiten, aber nicht entscheiden.