Kann ich das System vorher ausprobieren?

Die vier Stufen

Was eine Demo nicht zeigt

Jede Vorführung läuft mit sauberen Beispieldaten, kleiner Datenmenge und einem Bedienenden, der jede Tastenkombination kennt. Sie beantwortet nicht:

• Wie verhält sich die Suche bei 80.000 Datensätzen?
• Wie fühlt sich der häufigste Vorgang an, wenn man ihn zum vierzigsten Mal am Tag macht?
• Was passiert bei fehlerhaften Altdaten?
• Wie lange dauert ein Massenimport?

Deshalb ist die einzige aussagekräftige Vorführung die, in der Sie klicken und in der Ihre eigenen Daten liegen.

Echte Daten im Test: was rechtlich gilt

Sobald personenbezogene Daten in eine Testumgebung wandern, ist das eine Verarbeitung im Sinne der DSGVO. Nötig sind:

• eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO,
• ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter — vor dem Hochladen, nicht danach,
• ein Löschtermin für die Testdaten, der auch eingehalten wird.

Der saubere Weg für die meisten Tests ist ein pseudonymisierter oder verkleinerter Auszug: echte Struktur, echte Mengenverhältnisse, echte Schreibfehler — aber keine vollständigen Klarnamen. Das genügt, um Suchverhalten, Dublettenerkennung und Importlogik zu prüfen.

Zwei rechtliche Fallstricke, die selten erwähnt werden

Kein Widerrufsrecht für Unternehmen. Das Widerrufsrecht nach § 312g BGB steht Verbrauchern zu. Ein Unternehmen, das ein Abonnement abschließt, kann sich nicht darauf berufen. Was Sie an Rückgabe- oder Kündigungsmöglichkeiten haben, steht ausschließlich im Vertrag.

Der Test kann zur Abnahme werden. Wird eine individuell entwickelte Lösung „zum Testen" bereitgestellt und arbeitet der Kunde damit produktiv, kann darin eine Abnahme nach § 640 BGB liegen — mit Folgen für Gefahrübergang, Fälligkeit der Vergütung und Beweislast bei Mängeln. Nach § 640 Abs. 2 BGB gilt die Abnahme zudem als erfolgt, wenn der Besteller sie nach Fristsetzung nicht unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert. Halten Sie deshalb schriftlich fest, dass es sich um eine Erprobung handelt und wann die Abnahme stattfindet.

Wie ein guter Pilot aufgebaut ist

1. Abgegrenzter Bereich. Ein Team, ein Standort, eine Produktgruppe — nicht das ganze Unternehmen.
2. Echte Nutzer aus dem Tagesgeschäft, nicht die IT-Abteilung.
3. Vorher festgelegte Kriterien. Zum Beispiel: Der häufigste Vorgang dauert höchstens so lange wie bisher; 90 Prozent der Altdaten sind ohne Nacharbeit importierbar.
4. Fester Endtermin und eine Entscheidung danach.
5. Rückfallweg, falls es nicht funktioniert.

Ein Pilot ohne vorher festgelegte Kriterien endet fast immer mit „lief eigentlich ganz gut" — und das ist keine Entscheidungsgrundlage.

Wovon wir abraten

Von einem Testzugang, den niemand ernsthaft benutzt. Ein dreißigtägiger Zugang, in dem sich zweimal jemand für zehn Minuten anmeldet, kostet Ihre Zeit und beantwortet nichts. Besser zwei ernsthafte Tage als dreißig halbherzige.

Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.