ما الذي تهتم به مراجعة المصلحة في الوثائق الرقمية؟

النقاط الثلاثة للتحقق

الكتمل والعدم التغيير. يجب أن تكون كل وثيقة متوفرة وقابلة للإثبات دون تغيير. يجب أن يتم توثيق أي تعديلات لاحقة.

توثيق الإجراءات. يجب أن يتم توصيف العملية – راجع المقالة الخاصة بها.

الوصول إلى البيانات. يمكن للمصلحة الضريبية طلب الوصول إلى البيانات الضريبية، بتنسيق قابل للاستخلاص.

ما يلفت الانتباه في الممارسة العملية

• وجود طابعات فقط. في الفاتورة الإلكترونية، الجزء المهيكل من البيانات هو الأصل.
• صندوق بريد إلكتروني كأرشيف. لا يحقق لا الكتمل ولا القدرة على الاستخلاص.
• عدم وجود توثيق للإجراءات.
• وثائق في نظام لم يعد موجودًا. بعد تغيير النظام، يجب أن تظل الوثائق القديمة قابلة للقراءة.

النقطة الأخيرة ذات صلة في كل تغيير برمجي وغالبًا ما تُتجاهل.

ما يجب عليك إعداده

• وصف موقع كل وثيقة
• إثبات أن التخزين لا يمكن تغييره
• إمكانية تقديم البيانات بتنسيق قابل للاستخلاص
• وثيقة إجراءات حديثة

عند تغيير النظام

حدد قبل إيقاف النظام القديم، كيف ستظل الوثائق القديمة قابلة للقراءة خلال فترة الاحتفاظ بها. غالبًا أن تصدير البيانات إلى تنسيق مفتوح هو الطريقة العملية.

هذا النص لا يحل محل الاستشارة الضريبية.