Worauf achtet eine Betriebsprüfung bei digitalen Belegen?

Die drei Prüfpunkte

Vollständigkeit und Unveränderbarkeit. Jeder Beleg muss vorhanden und nachweislich unverändert sein. Nachträgliche Änderungen müssen protokolliert sein.

Verfahrensdokumentation. Der Prozess muss beschrieben sein – siehe eigener Beitrag dazu.

Datenzugriff. Die Finanzverwaltung kann Zugriff auf die steuerrelevanten Daten verlangen, in auswertbarer Form.

Was in der Praxis auffällt

• Nur Ausdrucke vorhanden. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil das Original.
• E-Mail-Postfach als Archiv. Erfüllt weder Unveränderbarkeit noch Auswertbarkeit.
• Keine Verfahrensdokumentation.
• Belege in einem System, das es nicht mehr gibt. Nach einem Systemwechsel muss der Altbestand weiterhin lesbar sein.

Der letzte Punkt wird bei jedem Softwarewechsel relevant und regelmässig übersehen.

Was Sie vorbereiten sollten

• Eine Beschreibung, wo welche Belege liegen
• Nachweis, dass die Ablage unveränderbar ist
• Die Möglichkeit, Daten in auswertbarer Form bereitzustellen
• Eine aktuelle Verfahrensdokumentation

Beim Systemwechsel

Klären Sie vor der Abschaltung des Altsystems, wie die Altbelege für die verbleibende Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. Ein Export in ein offenes Format ist meist der praktikabelste Weg.

Dieser Text ersetzt keine steuerliche Beratung.