Wie bindet man die E-Rechnung an die Warenwirtschaft an?

Der technische Ablauf

1. Auftrag in der Warenwirtschaft
2. Lieferung und Fakturierung wie bisher
3. Schnittstelle erzeugt die E-Rechnung im gewählten Format
4. Validierung gegen die Norm
5. Versand per E-Mail oder über ein Netzwerk
6. Archivierung des strukturierten Originals

Wo es hakt

Stammdaten. Die Norm verlangt Angaben, die in gewachsenen Systemen oft fehlen oder unsauber sind:

• Vollständige Anschriften mit Ländercode
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
• Eindeutige Steuerkategorien je Position
• Einheiten in einem genormten Schlüssel
• Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern

Die erste Validierung deckt all das auf einmal auf. Das ist unangenehm, aber nützlich.

Freitextpositionen. „Diverses laut Absprache" lässt sich nicht sauber abbilden. Wer viel mit Freitext arbeitet, braucht zuerst einen Leistungskatalog.

Was man sich sparen kann

Ein Austausch der Warenwirtschaft, nur um E-Rechnungen zu erzeugen. In den meisten Fällen genügt eine vorgeschaltete Schnittstelle, die aus den vorhandenen Daten das Format erzeugt.

Reihenfolge

Erst Stammdaten bereinigen, dann Schnittstelle bauen. Umgekehrt baut man eine Schnittstelle, die zuverlässig fehlerhafte Rechnungen erzeugt.