Fachwissen für digitale Entscheidungen

Wie automatisiert man das Mahnwesen sinnvoll?

Kurzantwort

Mit festen Stufen und Fristen, aber einer Freigabe vor dem Versand. Vollautomatische Mahnungen beschädigen Kundenbeziehungen, wenn eine Zahlung nur verspätet gebucht wurde oder eine Reklamation läuft. Sinnvoll ist: Das System erstellt den Vorschlag, ein Mensch bestätigt.

Ein übliches Stufenmodell

Stufe	Zeitpunkt	Ton
Zahlungserinnerung	7 Tage nach Fälligkeit	freundlich, ohne Gebühr
1. Mahnung	14 Tage danach	sachlich, mit Frist
2. Mahnung	14 Tage danach	mit Ankündigung weiterer Schritte
Übergabe	nach Ablauf	Inkasso oder Rechtsverfolgung

Die konkreten Fristen sind Geschäftspolitik, kein Gesetz.

Was automatisiert werden kann

Überfällige Posten ermitteln
Passende Stufe bestimmen
Schreiben aus Vorlage erzeugen
Wiedervorlage setzen

Was nicht automatisch passieren sollte

Der Versand. Gründe:

Die Zahlung ist eingegangen, aber noch nicht gebucht
Es läuft eine Reklamation
Es besteht eine Absprache über Ratenzahlung
Es handelt sich um einen Grosskunden mit besonderem Verhältnis

Eine Mahnung an einen Kunden, der gestern gezahlt hat, kostet mehr als sie einbringt.

Der praktische Aufbau

Ein täglicher Vorschlag mit allen fälligen Mahnungen. Eine Person prüft ihn in fünf Minuten, hakt ab oder setzt aus. Der Versand erfolgt dann gesammelt.

Verzugszinsen und Pauschale

Bei Geschäften zwischen Unternehmen kann neben Verzugszinsen eine Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB geltend gemacht werden. Ob das im Einzelfall sinnvoll ist, ist eine geschäftliche Entscheidung – rechtlich zulässig ist es.

Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.

Kernfakten

Automatisieren: Ermittlung und Erstellung
Nicht automatisieren: Den Versand
Aufwand für die Freigabe: Etwa fünf Minuten täglich

Quellen

Alle externen Angaben nachvollziehbar belegt.

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Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Bundesministerium der Justiz