Wie automatisiert man den Zahlungsabgleich?

Das Prinzip

1. Jede Rechnung erhält eine eindeutige Referenz
2. Der Kunde gibt sie bei der Zahlung an
3. Der Kontoauszug wird elektronisch eingelesen
4. Das System ordnet Zahlung und offenen Posten zu
5. Nur Abweichungen landen zur Prüfung bei einem Menschen

Warum es in der Praxis scheitert

Kunden geben keine oder falsche Referenzen an. Sie zahlen „Rechnung Mai" oder gar nichts. Dagegen hilft nur, die Referenz auf der Rechnung prominent und maschinenlesbar zu platzieren.

Sammelzahlungen. Ein Kunde zahlt fünf Rechnungen mit einem Betrag. Ohne Aufstellung ist die Zuordnung Handarbeit.

Teilzahlungen und Abzüge. Skonto, Gutschriften, Rundungen – der Betrag stimmt nicht exakt. Ein gutes System arbeitet mit Toleranzen.

Was die Quote erhöht

• Referenz gut sichtbar und in einem festen Format
• Bei Auslandszahlungen die Structured Creditor Reference
• In der Schweiz: die QR-Referenz der QR-Rechnung – dafür ist sie gemacht
• Betragstoleranz für Skonto und Rundungen
• Zuordnung nach Kunde und Betrag als zweiter Versuch

Was realistisch erreichbar ist

Eine automatische Zuordnungsquote von 80 bis 90 Prozent ist bei sauberem Aufbau erreichbar. Hundert Prozent nicht – es wird immer Zahlungen geben, die niemand zuordnen kann.

Der Nutzen liegt darin, dass sich die Buchhaltung auf die verbleibenden Fälle konzentrieren kann statt auf alle.