Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Die vier Anforderungen

Vollständigkeit. Kein Beleg fehlt.

Unveränderbarkeit. Nachträgliche Änderungen sind ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert.

Auffindbarkeit. Ein bestimmter Beleg lässt sich in angemessener Zeit finden – nicht nach zwei Tagen Suche.

Lesbarkeit über die Frist. Acht Jahre bei Rechnungen. Ein Format, das heute lesbar ist, muss es dann noch sein.

Warum ein Netzlaufwerk nicht genügt

Weil jeder mit Zugriff eine Datei ersetzen kann und nichts das dokumentiert. Die Frage in der Prüfung lautet nicht „wurde etwas geändert?", sondern „können Sie ausschliessen, dass etwas geändert wurde?"

Was in Frage kommt

• Ein Dokumentenmanagementsystem mit Schreibschutz und Protokollierung
• Speicher, der Dateien für einen Zeitraum unveränderbar hält
• Archivfunktionen im ERP oder Buchhaltungssystem

Entscheidend ist nicht das Produkt, sondern dass Unveränderbarkeit technisch durchgesetzt und nachweisbar ist.

Was dazugehört, aber vergessen wird

• Der strukturierte Datenteil, nicht nur eine PDF-Ansicht
• Anhänge der Rechnung
• Das Protokoll, wer wann worauf zugegriffen hat
• Ein Wiederherstellungstest – ein Archiv, aus dem noch nie etwas zurückgeholt wurde, ist ungeprüft

Bei einem Systemwechsel

Der Altbestand muss für die verbleibende Frist lesbar bleiben. Das ist vor der Abschaltung zu klären, nicht danach.

Dieser Text ersetzt keine steuerliche Beratung.