Wie stellt man im Unternehmen auf E-Rechnung um?

Schritt 1: Empfang (bereits Pflicht)

• Ein dediziertes Postfach für Rechnungseingänge einrichten
• Software beschaffen, die XRechnung und ZUGFeRD lesen und anzeigen kann
• Festlegen, wer eingehende Rechnungen prüft und freigibt

Schritt 2: Archivierung

• Ablage klären, die den strukturierten Datenteil unverändert aufbewahrt
• Aufbewahrungsfrist von acht Jahren technisch abbilden
• Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen oder ergänzen

Schritt 3: Versand

• Prüfen, ob das vorhandene Rechnungsprogramm E-Rechnungen erzeugen kann
• Format festlegen: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für gemischte Empfänger
• Stammdaten vervollständigen – Leitweg-ID bei Behörden, korrekte Steuerkennzeichen, vollständige Anschriften. Hier scheitern die meisten ersten Versuche.
• Mit einem wohlgesonnenen Empfänger testen, bevor umgestellt wird

Schritt 4: Automatisieren

• Eingangsprüfung gegen die Norm
• Automatische Zuordnung zu Bestellung oder Auftrag
• Freigabeworkflow und Übergabe an die Buchhaltung

Zeitlicher Rahmen

Der Empfang lässt sich kurzfristig herstellen. Der Versand braucht mehr Zeit, weil er die Stammdatenqualität aufdeckt: fehlende Steuernummern, veraltete Anschriften, uneinheitliche Artikelbezeichnungen. Diese Aufräumarbeit ist der eigentliche Aufwand – nicht die Technik.

Der häufigste Fehler

Die Umstellung als reines IT-Thema zu behandeln. Betroffen sind Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung und die Stammdatenpflege. Ohne diese Beteiligten entsteht ein System, das formal korrekte Rechnungen mit falschen Inhalten verschickt.