Fachwissen für digitale Entscheidungen
Wie funktioniert die automatische Auswertung von Dokumenten?
Kurzantwort
Die zwei Schritte
Texterkennung (OCR). Aus Pixeln werden Zeichen. Bei sauberen PDF-Dateien mit eingebettetem Text entfällt dieser Schritt – dort ist der Text bereits vorhanden.
Extraktion. Aus dem Text werden die gesuchten Felder herausgelesen. Hier sind Sprachmodelle deutlich besser als frühere regelbasierte Verfahren, weil sie mit unterschiedlichen Layouts umgehen können.
Was die Qualität bestimmt
| Faktor | Wirkung |
|---|---|
| Auflösung des Scans | Sehr hoch |
| Schiefe und Knicke | Hoch |
| Handschrift | Weiterhin problematisch |
| Tabellen über mehrere Seiten | Fehleranfällig |
| Stempel über Text | Fehleranfällig |
Der wichtigste Aufbau
Nie ohne Prüfschritt buchen. Das System liefert Werte mit einer Sicherheitsangabe. Unterhalb einer Schwelle geht der Beleg zur Sichtprüfung.
Bei Beträgen empfiehlt sich zusätzlich eine Plausibilitätsprüfung: Summe der Positionen gegen Gesamtbetrag. Ein Rechenfehler fällt so auf, bevor er gebucht wird.
Was den Aufwand wirklich senkt
Nicht die Erkennung, sondern das Vermeiden von Papier. Eine E-Rechnung braucht keine Erkennung – die Daten sind bereits strukturiert. Dokumenten-KI ist die Lösung für das, was sich nicht vermeiden lässt.
Realistische Erwartung
Bei sauberen Belegen sind hohe Erkennungsquoten erreichbar. Bei gemischten Beständen mit Fotos vom Handy deutlich weniger. Messen Sie mit Ihren echten Belegen, nicht mit Beispielen des Anbieters.
Kernfakten
- Zwei Schritte
- Texterkennung, dann Extraktion
- Pflicht
- Prüfschritt bei niedriger Sicherheit
- Besser als Erkennung
- Papier ganz vermeiden
Quellen
Alle externen Angaben nachvollziehbar belegt.- 01