Was kann KI in der Buchhaltung übernehmen?

Was gut funktioniert

Belege auslesen. Betrag, Datum, Rechnungsnummer, Lieferant.

Kontierung vorschlagen. Auf Basis früherer Buchungen desselben Lieferanten. Bei wiederkehrenden Belegen sehr zuverlässig.

Auffälligkeiten melden. Doppelte Rechnung, ungewöhnlicher Betrag, abweichende Bankverbindung. Der letzte Punkt ist ein wirksamer Schutz gegen Betrugsversuche.

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Was nicht dem Modell überlassen gehört

Rechnen. Ein Sprachmodell schätzt Zahlen, es rechnet nicht. Summen, Steuerbeträge und Salden gehören in Programmcode.

Buchen ohne Freigabe. Eine falsche Buchung fällt oft erst beim Jahresabschluss auf.

Steuerliche Beurteilung. Ob ein Aufwand abzugsfähig ist, entscheidet keine KI.

Der sinnvolle Aufbau

1. Modell liest den Beleg und schlägt Kontierung vor
2. Regelbasierte Prüfung: Rechnet sich das? Passt die Steuer?
3. Bei Übereinstimmung mit früheren Buchungen: automatische Vorkontierung
4. Freigabe durch eine Person
5. Buchung

Was das bringt

Der Zeitgewinn liegt bei den vielen gleichartigen Belegen. Die Ausnahmen kosten weiterhin Zeit – aber die Buchhaltung kann sich auf sie konzentrieren.

Datenschutz und Aufbewahrung

Belege enthalten personenbezogene Daten. Bei Cloud-Verarbeitung ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. Das Original bleibt unverändert aufbewahrungspflichtig – die KI-Verarbeitung ändert daran nichts.