Wie werden Anzahlungs- und Schlussrechnungen elektronisch abgebildet?

Der Ablauf

1. Anzahlungsrechnung – eigenständige Rechnung mit Steuerausweis
2. Weitere Abschläge, jeweils eigenständig
3. Schlussrechnung – Gesamtleistung, abzüglich der bereits berechneten Anzahlungen mit ihrer Steuer

Was in der E-Rechnung nötig ist

Die Norm sieht Felder für bereits gezahlte Beträge und für den Bezug auf vorangegangene Rechnungen vor. Diese müssen strukturiert gefüllt sein.

Ein Abzug, der nur als Textzeile am Ende steht, wird vom Empfangssystem nicht verarbeitet – die Rechnung wirkt dann so, als sei der volle Betrag offen.

Der klassische Fehler

Die Schlussrechnung weist die Gesamtsumme aus, zieht die Anzahlungen aber nur netto ab oder vergisst die darauf entfallende Steuer. Das führt zu falschem Steuerausweis und im Zweifel zur Nachzahlung.

Was das Programm können muss

• Anzahlungsrechnungen mit Bezug zum Auftrag
• Automatische Verrechnung in der Schlussrechnung
• Korrekte Behandlung der Umsatzsteuer auf die Anzahlungen
• Strukturierte Abbildung im E-Rechnungsformat

Nicht jedes Programm beherrscht den letzten Punkt. Das sollte vor der Umstellung geprüft werden – besonders im Baugewerbe und im Projektgeschäft, wo dieser Fall die Regel ist.

Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.