Fachwissen für digitale Entscheidungen
Was ist eine elektronische Rechnung?
Kurzantwort
Der entscheidende Unterschied
Massgeblich ist nicht der Übertragungsweg, sondern das Format. Ein PDF ist für Menschen lesbar, für Software aber nur ein Bild aus Buchstaben. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten strukturiert – Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Positionen stehen in klar benannten Feldern.
Das ist der Grund für die ganze Umstellung: Software kann eine E-Rechnung prüfen und verbuchen, ohne dass jemand Zahlen abtippt.
Die drei Kategorien
| Art | Beispiel | Gilt als E-Rechnung? |
|---|---|---|
| Papier | Ausgedruckte Rechnung | Nein |
| Sonstige elektronische Rechnung | PDF, JPG, Word | Nein |
| E-Rechnung | XRechnung, ZUGFeRD ab Profil EN 16931 | Ja |
Was das praktisch bedeutet
Wer eine E-Rechnung empfängt, braucht Software, die das Format lesen kann – oder zumindest eine Anzeigemöglichkeit. Das reine Ablegen der Datei genügt nicht, denn die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beziehen sich auf den strukturierten Teil.
Ein Hybridformat wie ZUGFeRD löst das elegant: Die Datei ist gleichzeitig ein lesbares PDF und enthält die strukturierten Daten eingebettet.
Kernfakten
- Massgebliche Norm
- EN 16931
- Keine E-Rechnung
- Papier, PDF, Scan, Bilddatei
- E-Rechnung
- XRechnung, ZUGFeRD ab Profil EN 16931
Quellen
Alle externen Angaben nachvollziehbar belegt.-
01
Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung ab 1. Januar 2025 Bundesministerium der Finanzen
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02
§ 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen Bundesministerium der Justiz